Personvernerklæring for FolkOrg

FolkOrg tek ditt personvern på alvor, og er forplikta til å behandle personopplysningar på ein forsvarleg måte. Denne personvernerklæringa beskriv kvifor FolkOrg samlar inn informasjon om deg, korleis vi nyttar denne informasjonen og korleis vi tek omsyn til ditt personvern.

Personopplysningar er opplysningar som kan knytast til deg som enkeltperson.

Styreleiar og dagleg leiar er hovudansvarlege for vår behandling av personopplysningar.

Føremålet med å innhente og behandle personopplysningar er å ivareta medlemsavtala1, og dermed følgje opp medlemmar og andre personar som er tilknytt FolkOrg.

Medlemskap i FolkOrg inneber at vi må behandle personopplysningar i ulike samanhengar. Som ved administrasjon av aktivitet, medlemskap, tillitsverv og som grunnlag for rapportering til offentlege myndigheiter.

FolkOrg kan innhente og behandle personopplysningar med heimel i medlemsavtala. Når ein person frivillig melder seg inn i FolkOrg, har vi lovleg grunnlag for registrering og behandling (behandlingsgrunnlag) av naudsynte personopplysningar.

Dersom personopplysningar skal behandlast på ein måte som ikkje rimeleg følgjer av medlemsavtala, vil dette eine og åleine skje med bakgrunn i innhenta samtykke frå deg. Eit døme på dette vil vere om du melder deg på som frivillig arbeidshjelp på eit av våre arrangement.

Personopplysningar vert innhenta i samanheng med at ein person melder seg inn i FolkOrg. Dette skjer via innmeldingsskjema på vår nettstad www.folkorg.no, eller via skjema i papirversjon. Det er frivillig å melde seg inn i FolkOrg. Vi innhentar også personopplysningar i forbindelse med at ein person melder seg på som deltakar til eit av våre arrangement. Dette skjer via løysninga vi har for påmelding til arrangementa våre. Det er frivillig å melde seg på til våre arrangement. Sidan alle som melder seg på til Landskappleiken og Landsfestivalen i gammaldansmusikk må vere medlemmar i organisasjonen, vil vi ikkje be om ny godkjenning for lagring av kontaktinformasjon her. Det er berre administrasjonen i FolkOrg, samt tevlingsadministrasjonen i den lokale arrangementsnemda, som har tilgang til opplysningane.

Vi innhentar kontaktopplysningar som namn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, kjønn og e-postadresse.

Personopplysningane er berre tilgjengelege for tillitsvalde og andre nøkkelpersonar i FolkOrg som har rettmessig behov for tilgang til desse. Konfidensialitet er ivareteke ved at alle med slik tilgang har gjeve sitt samtykkje til teieplikt.

Du kan til ein kvar tid sjå og vedlikehalde dine registrerte personopplysningar via tenesta Gnist2. Dersom du ikkje nyttar Gnist, vil du få informasjon om kva opplysningar vi har lagra om deg ved å ta kontakt med administrasjonen i FolkOrg.

APP

Vi har fleire applikasjonar knytta til arbeidet vårt i FolkOrg, for desse gjeld same rettigheiter som dei andre flatene våre.

FolkOrg nyttar StyreWeb som løysning for store delar av organisasjonsdrifta. Dette er medrekna medlemsregister, innmelding, arrangement og Gnist. Vi har inngått eigen databehandlaravtale mellom FolkOrg og StyreWeb for å ivareta informasjonssikkerheit og dine rettigheiter. StyreWeb nyttar ikkje underleverandørar, og personopplysningar lagras berre innanfor EU/EØS.

Vi har og avtalar med andre databehandlare for FolkOrg, dette er: CustomPublish og Dekode for drift av nettsidene våre. Regnskapsfirmaet Geir Hoff regnskap for rekneskap- og lønningssystem. Dropbox og Microsoft for lagring av våre dokumentar, sending av e-postar m.m Bewide AS for tevlingsadministrasjon og resultatservice. Vi nyttar også anna programvare i vårt daglege arbeide, men ikkje til å lagre og behandle personopplysningar.

For å ivareta vår historikk vert dine personopplysningar lagra i StyreWeb også etter avslutta medlemskap i FolkOrg.

Retten til å bli gløymd, i samsvar med GDPR-artikkel 17, gjev deg høve til å krevje at alle registrerte personopplysningar om deg skal slettast på oppmodning, så lengje vi ikkje er lovpålagt å lagre desse. Dersom du har spørsmål kring dette, ta kontakt med administrasjonen i FolkOrg.

Du har rett til å klage til ei tilsynsmyndigheit, her Datatilsynet, i samsvar med GDPR-artikkel 13(2) bokstav d.

Har du spørsmål kring vår personvernerklæring, eller om vår bruk av personopplysningar, er du velkomen til å ta kontakt.

Behandlingsansvarleg i FolkOrg er dagleg leiar. Kontaktopplysningar til dagleg leiar finn du på vår nettstad: www.folkorg.no

Medlemsavtala i FolkOrg er slik: • Innmelding i organisasjonen er frivillig, som medlem kan du kva tid som helst melde deg ut ved å ta kontakt med administrasjonen i FolkOrg.

• Som medlem tek du del i vedtektene og dei rettigheiter og plikter som FolkOrg har. Det er Landsmøtet i FolkOrg som vedtek vedtektene for organisasjonen.
• Behandling av personopplysningar går ikkje ut over det som er naudsynt for å oppfylle FolkOrg sine plikter i høve medlemskapet.
• Deltaking i styrearbeid, uavhengig av nivå, er frivillig og fell inn under same rettigheiter og plikter som FolkOrg har.
• Påmelding til deltaking ved Landskappleiken og Landsfestivalen i gammaldansmusikk er for medlemar i FolkOrg, og personopplysningane er allereie lagra i vårt system, slik at ytterlegare godkjenning ikkje er naudsynt.

Når du melder deg inn i FolkOrg godkjenner du at vi lagrar dine personopplysningar til den bruk som er naudsynt for å kunne oppfylle våre plikter til deg som medlem. Vi sel ikkje personopplysningar viare, vi nyttar dei heller ikkje til noko som ikkje har noko med medlemskapet i FolkOrg å gjere, utan at du har gjeve ditt samtykke til dette utover medlemsavtala.